Dalam berkomunikasi, tentunya ada sebuah informasi yang kita sampaikan kepada seseorang. Informasi tersebut tentu akan sampai kepada orang lain jika sudah mengalami sebuah proses. Proses tersebut terdiri dari beberapa tahap, yaitu sumber, pesan, media, situasi, gangguan, penerima, dan reaksi atau feedback. Ulasan dari berbgai tahap tersebut, antara lain sebagai berikut:
Pertama, sumber. Dalam menyampaikan sebuah informasi, sumber atau sender, terlebih dahulu harus memikirkan atau mengemas perkataan apa yang akan ia sampaikan. Istilah ini disebut encoding. Dengan adanya encoding, pengirim atau pelakum memikirkan informasi apa yang akan ia sampaikan. Kemudian informasi tersebut ditransfer ke dalam otak dan disampaikan kepada pendengar menjadi sebuah simbol ataau lambang, baik dalam bentuk kata-kata maupun gerak-gerik.
Kedua, pesan. Sebuah ide atau pesan yang disampaikan oleh pelaku dapat berupa pesan verbal ataupun non-verbal. Dalam penyampaian sebuah pesan atau informasi, tentu tujuan utamanya yaitu untuk membuat pendengar mempercayai apa yang sumber katakan, dan tujuan pendengar yaitu untuk mendapatkan sebuah berita. Oleh karena itu, ada hal0hal yang perlu diperhatikan dalam sebuah pesan berkomunikasi, yaitu makna, simbol,, encod, dan decod.
Encod adalah proses untuk merumuskan sebuah oesan, baik dalam kata-kata maupun isyarat. Encod figunakan oleh pengirim atau sumber. Sementara decod adalah proses untuk menafsirkan makna yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Decod digunakan oleh penerima.
Ketiga, Media. Media yang digunakan dalam penyampaian informasi beragam, ada media lisan dan media tertulis.
Keempat. Situasi. Dalam berkomunikasi anda harus mengetahui dan memehrhatikan situasi dan kondisi anda. Pembicara tidak boleh menyamaratakan kondisi ketika berkomunikasi dengan semua pihak. Perhatikan situasi dan pendengarnya.
Kelima, gangguan. Dalam berkomunikasi biasanya sering terjadi gangguan atau noise. Penggunaan kata-kata sukar dalam penyampaian informasi juga bisa menjadi salah satu penyebab gangguan tercapainya tujuan informasi tersebut.
Keenam, penerima. Setelah mendapatkan pesan dari pengirim, maka pernerima harus memahami isi pesan tersebut. Hal ini dapat memberikan nilai positif untuk pendengar, yaitu bertambahnya pengetahuan atau wawasan berdasarkan pesan yang disampaikan oleh pembicara.
Ketujuh, umpan balik. Umpan balik atau feedback ini adalah tanggapan penerima berdasarkan pesan yaang disampaikan oleh pengirim pesan. Tanggapan tersebut dapat berupa tanggapan verbal atau non –verbal. Salin bentuk tanggapan tersebut, ada juga tanggapan dari segi positif atau negatif. Tanggapan ini akan bersifat positif apabila penerima menyetujui isi pesan yang disampaikan dan begitu juga sebaliknya.